113 年 國立政治大學圖書資訊與檔案學研究所檔案學組《檔案學》

本題主要在探討檔案學中核心的「檔案價值鑑定」概念，要求考生闡述一項理論並說明其應用。

核心觀念： 檔案價值鑑定是檔案管理與典藏的重要環節，旨在判斷檔案是否具有長期保存的價值，以及應保存至何種程度。其理論基礎多樣，常見的有時間價值、行政價值、法律價值、財務價值、歷史價值、文化價值等。

解題思路：

1. 選擇並闡述一項檔案價值鑑定理論： 考生可以選擇任一廣為接受且具代表性的理論進行闡述。以下以「行政價值（Primary Value）」與「歷史價值（Secondary Value）」的二元價值理論為例進行說明，這是最基礎也最常被提及的理論。
   • 闡述理論： 行政價值（Primary Value）指的是檔案對於其產生機關或組織在處理日常業務、執行職能時所具有的直接、即時的參考、依循、證明價值。一旦該機關的業務結束或功能不再，行政價值通常隨之消失。歷史價值（Secondary Value）則是指檔案對於學術研究、歷史記錄、文化傳承、公共知悉等社會整體所具有的長遠意義。歷史價值通常在行政價值消失後才顯現或被重視。
2. 說明如何運用此理論進行檔案鑑定實務工作：
   • 步驟一：辨識檔案的產生背景與目的。 瞭解該檔案是由哪個組織、在什麼業務脈絡下產生的，其主要用途是什麼。
   • 步驟二：評估行政價值。 判斷該檔案對於其產生機關的業務執行、決策依循、權責證明等方面，是否仍具有即時且必要的參考價值。例如，該檔案是否為現行業務必須的憑證？是否為日後可能發生的法律糾紛或行政審計所必需？
   • 步驟三：判斷行政價值的時限。 評估該檔案的行政價值預計會持續多久。

本題聚焦於「口述歷史」在檔案館實務中的應用，包含其功能價值，以及訪談記錄的整理與保存。

核心觀念： 口述歷史是一種透過訪談親歷者，記錄其個人記憶與經驗，以補充、印證或填補現有檔案不足的歷史研究方法。檔案館作為史料的蒐集與保存機構，也日益重視口述歷史的價值。

解題思路：

第一部分：口述歷史的功能與價值（以檔案館角度）

1. 補充與填補檔案缺口：
   • 功能： 傳統檔案多為官方記錄，常缺乏個人經驗、社會生活細節、弱勢群體聲音等。口述歷史能補足這些「非官方」、「微觀」的層面。
   • 價值： 豐富史料的多元性與完整性，使歷史敘事更立體、更貼近真實。例如，記錄特定社會運動中的基層參與者經驗，或特定族群的生活習俗。
2. 印證與校正現有史料：
   • 功能： 透過親歷者的回憶，可以檢驗、驗證現有書面檔案的準確性，或指出其可能的偏差。
   • 價值： 提高史料的可靠性，對歷史研究提供更嚴謹的依據。
3. 保存無形文化資產與記憶：
   • 功能： 許多珍貴的知識、技藝、文化、經驗，若無口述記錄，可能隨當事人離世而永遠消失。
   • 價值： 搶救並保存即將失傳的文化記憶，維護社會的文化多樣性。例如，記錄傳統行業的工匠技藝、地方戲曲的傳承者口述。
4. 提供多元視角與詮釋：
   • 功能： 讓過去被邊緣化或沉默的群體，有機會發聲，提供不同於主流敘事的歷史詮釋。
   • 價值： 促進對歷史的深度理解與批判性反思，挑戰單一化的歷史論述。
5. 作為研究與教育的活教材：
   • 功能： 口述歷史的訪談錄音、錄影、逐字稿，可以直接作為歷史研究者、學生、大眾的學習資源。
   • 價值： 增加歷史學習的生動性與親切感，提升公眾對歷史的參與感。

第二部分：口述訪談記錄的整理與保存工作重點

1. 訪談前的準備：
   • 確定主題與對象： 依據檔案館的蒐集目標，鎖定欲記錄的歷史事件、人物群體。
   • 設計訪談大綱： 預擬訪談問題，但保持彈性，隨訪談者回應調整。

此題要求考生為檔案館設計一份「館藏使用調查」，旨在瞭解讀者需求與行為，以改善服務。這是一道結合檔案館學與研究方法的實務應用題。

核心觀念： 服務改善始於對服務對象的充分理解。在讀者人次下降的背景下，檔案館需要透過系統性的調查，瞭解讀者（包括現有與潛在讀者）的實際需求、使用習慣、遇到的困難，以及對服務的期望，進而制定更貼合需求的策略。

解題思路：

一、調查目的 (Purpose of the Survey)

• 核心目標： 瞭解當前讀者使用檔案館藏的情形、讀者對服務的滿意度與不滿意處。
• 具體目的：
  1. 分析讀者流失原因： 探究讀者人次下降的可能因素，例如：服務時間不便、館藏檢索不易、館藏內容不符需求、推廣活動不足、數位服務缺乏等。
  2. 掌握讀者使用行為： 了解讀者如何使用館藏（例如：目的為何？使用哪些類型的館藏？透過何種管道？使用頻率？）、使用習慣（例如：偏好線上或線下？）、以及在館內外的活動模式。
  3. 釐清讀者需求： 探詢讀者對館藏內容、取得方式、參考諮詢、閱覽空間、推廣活動、數位服務等方面的具體需求與期待。
  4. 評估服務成效： 收集讀者對現有服務（如：導覽、檢索系統、諮詢服務、特展等）的評價。
  5. 發掘潛在讀者與需求： 了解非使用者的潛在需求，以及如何吸引他們成為使用者。
  6. 為未來服務規劃提供數據支持： 根據調查結果，制定具體的服務改善計畫、資源配置調整、行銷推廣策略等。

二、調查研究法 (Research Methodology)

考量檔案館的特性與調查目的，可採用混合研究法，兼顧廣度與深度：

1. 問卷調查法 (Questionnaire Survey)：
   • 優點： 可同時接觸大量受訪者，收集量化數據，便於統計分析，成本相對較低。
   • 形式：
     • 紙本問卷： 在館內（閱覽室、服務台）發放，方便現場讀者填寫。
     • 線上問卷： 透過電子郵件、檔案館網站、社群媒體發布連結，觸及更廣泛的讀者群，包含無法親臨者。
   • 內容設計： 包含人口統計學資料（年齡、職業、教育程度、與檔案館關係等）、使用頻率與目的、館藏類型偏好、檢索方式、滿意度評比（李克特量表）、開放式問題（建議與意見）。
2. 深度訪談法 (In-depth Interview)：
   • 優點： 可深入瞭解讀者行為背後的原因、細膩的需求與複雜的經驗，獲取質性資料。
   • 形式： 邀請部分讀者（依據問卷結果或特定族群代表）進行一對一或小組訪談。
   • 內容設計： 聚焦於使用者旅程、遇到的困難、對服務的期望、對新服務的看法等。
3. 焦點團體法 (Focus Group)：
   • 優點： 透過團體互動，激發更多想法與觀點，觀察群體互動與共識形成。
   • 形式： 邀請若干代表性讀者組成討論小組，由主持人引導討論特定議題。
4. 觀察法 (Observation)：
   • 優點： 直接觀察讀者在館內的實際行為，例如：如何利用檢索工具、如何尋找館藏、在閱覽區的活動等，避免回憶偏差。
   • 形式： 在閱覽室、參考服務區進行非參與式觀察（不干擾讀者）。
5. 數據分析法 (Data Analysis)：
   • 分析現有使用數據： 分析館藏借閱記錄、檢索系統使用日誌、網站流量、活動參與人數等，作為輔助參考。

三、調查對象 (Target Audience)

應涵蓋所有與檔案館服務相關的潛在與現有使用者：

1. 現有讀者：
   • 經常使用者。
   • 偶爾使用者。
   • 最近一段時間未使用者。
2. 潛在讀者：

此題聚焦於「電子檔案」在數位時代的「線上簽核」應用，要求考生說明其必要性及維護的檔案屬性。

核心觀念： 隨著資訊化與數位化趨勢，電子檔案已成為組織運作的常態。傳統紙本簽核流程效率低落、成本高昂且易出錯。線上簽核是將簽核流程數位化，以電子方式完成批准、授權等動作，對於電子檔案的產生、管理與應用至關重要。

解題思路：

第一部分：電子檔案進行線上簽核的必要性 (Necessity of Online Approval for Electronic Records)

1. 提升行政效率與時效性：
   • 必要性： 傳統紙本簽核需經過層層傳遞、等待，耗時長。線上簽核可打破時空限制，簽核人員可隨時隨地進行批閱，大幅縮短流程時間，加速決策與公文處理。
   • 舉例： 報銷單、請假單、合約審核等，均可透過線上簽核快速完成。
2. 降低營運成本：
   • 必要性： 減少紙張、列印、郵寄、儲存等實體成本。同時，也節省人力在文件傳遞與處理上的時間成本。
   • 舉例： 企業簽署合約，透過電子簽名與線上流程，可省去紙本印刷、簽署、掃描、郵寄的費用與時間。
3. 確保流程的標準化與可追溯性：
   • 必要性： 線上簽核系統通常內建標準化的簽核流程（如：依層級、依職權），確保每份文件都經過預設的核准步驟。所有簽核動作（誰、何時、何事）均被記錄，形成完整的簽核軌跡，便於日後稽核與查詢。
   • 舉例： 財務報表簽核，系統可強制要求總經理必須在財務長簽核後才能批閱，並留下簽核紀錄。
4. 促進協同作業與資訊共享：
   • 必要性： 參與簽核的相關人員可同時檢視文件內容及簽核進度，便於溝通協調，避免資訊孤島。
   • 舉例： 專案計畫書的簽核，各部門主管可在線上共同審閱，並提出意見。
5. 強化檔案的完整性與安全性：
   • 必要性： 結合電子簽章、權限管理等技術，可確保電子檔案在簽核過程中不被非法竄改。簽核紀錄本身也成為檔案安全的重要佐證。
   • 舉例： 透過數位簽章，簽核者可以確認其身份，並保證簽核後文件內容未被修改。
6. 響應環保與綠色辦公：
   • 必要性： 減少紙張使用，符合企業社會責任與永續發展趨勢。

第二部分：線上簽核目的在於維護的電子檔案屬性 (Record Attributes Protected by Online Approval)

線上簽核的主要目的是維護電子檔案的幾個關鍵屬性，確保其作為有效憑證與記錄的可靠性：