109 年 國立政治大學圖書資訊與檔案學研究所檔案學組《檔案學》

本題旨在探討國內檔案館的主要使用者及其需求與行為特性。檔案館作為重要的文化與學術機構，其服務對象多元，理解不同族群的需求是提升服務品質與推廣檔案利用的關鍵。

一、國內檔案館的使用族群分析

國內檔案館的使用者群體可大致區分為以下幾大類：

1. 學術研究者：

   • 定義： 包括大學教授、博士後研究員、研究生（碩博士班）、專題研究員等。
   • 使用需求：
     • 學術研究的原始資料來源：尋找具學術價值的第一手史料，以進行歷史、社會、文化、政治等領域的深入研究。
     • 學術著作、論文、期刊的佐證資料。
     • 特定主題或人物的深度探索。
     • 對檔案的準確性、完整性與可靠性要求高。
   • 使用行為特性：
     • 通常具備較高的檔案利用專業知識，了解檔案分類、編目及檢索方法。
     • 研究時間較長，可能需要多次、長時間的利用。
     • 對檔案的開放性、可近性（如數位化程度）有較高期望。
     • 常需利用研究空間、設備（如閱覽室、顯微鏡、掃描器）。

2. 一般民眾/社會大眾：

   • 定義： 對歷史、文化、家族史、地方史、個人興趣等有好奇心或需求的社會大眾。
   • 使用需求：
     • 了解歷史事件、人物事蹟。
     • 尋找家族祖先的資料（族譜、戶籍等）。
     • 對地方文史、地方記憶的探索。
     • 休閒、文化體驗，如參觀檔案展覽、參與推廣活動。
     • 尋找生活相關的歷史資訊（如老照片、地圖）。
   • 使用行為特性：
     • 檔案利用專業知識普遍較不足，需要較為友善、易於理解的導引與服務。
     • 利用時間較零散，可能為單次或短期利用。
     • 對數位化檔案、線上檢索系統、普及性資訊（如導覽、展覽）的依賴度較高。
     • 對檔案的閱讀門檻（如古文書、外文檔案）較為敏感。

3. 政府機關/公務人員：

   • 定義： 來自各級政府機關、公營事業單位，為業務需要而利用檔案的公務人員。
   • 使用需求：
     • 業務決策的參考與依據（如土地爭議、法律訴訟）。
     • 政策擬定、歷史經驗回顧。
     • 行政訴訟、國家賠償案件的證據蒐集。
     • 檔案移轉、業務延續性的需求。
     • 對檔案的時效性、權責歸屬要求較高。
   • 使用行為特性：

本題探討目前檔案檢索系統普遍面臨的問題，這直接影響使用者對檔案的獲取與利用。使用者不滿意通常源於系統設計或功能未能有效滿足其檢索需求。

一、檔案檢索系統功能常見的問題

根據使用者回饋與學術研究，檔案檢索系統常見的問題可歸納為以下幾大類：

1. 檢索功能不精確與不完整：

   • 關鍵字檢索的侷限性： 許多系統主要依賴關鍵字檢索，但使用者可能不知道確切的關鍵字，或檔案內容雖相關但未使用使用者預期的詞彙。同義詞、異體字、縮寫、俗語的處理能力不足。
   • 缺乏進階檢索選項： 無法依據檔案類型、年代、來源機關、檔案狀態（如原件、副本、數位檔）、機密等級等進行精確篩選，導致搜尋結果過於龐雜。
   • 布林邏輯運算符支援不足： 無法有效運用 AND, OR, NOT 等邏輯運算符，或其應用方式不直觀。
   • 模糊檢索能力弱： 對於拼寫錯誤、同音異義詞的容忍度低。

2. 檢索結果呈現與排序問題：

   • 結果列表過於龐雜： 搜尋結果數量龐大，但缺乏有效的分組、摘要或排序機制，使用者難以快速找到相關性最高的檔案。
   • 相關性排序不佳： 系統無法準確判斷哪些檔案與使用者查詢意圖最相關，導致重要檔案被埋沒在結果列表中。
   • 缺乏檔案摘要或預覽功能： 使用者無法在點擊進入詳細資訊前，快速了解檔案內容概要，增加了篩選成本。
   • 資訊呈現不一致： 不同檔案的著錄資訊（如標題、摘要、關鍵字）品質不一，影響檢索的準確性與使用者判斷。

3. 系統操作介面與使用者體驗不佳：

   • 介面設計老舊或不直觀： 視覺風格過時，功能按鈕不明確，操作流程複雜，降低了使用意願。
   • 響應速度慢： 系統載入、搜尋、顯示結果的速度緩慢，影響使用者效率與耐心。
   • 導覽與說明不足： 對於初次使用的使用者，缺乏足夠的引導、說明或操作提示，難以有效利用系統。

這道題目旨在釐清「機關檔案」與「國家檔案」在應用上的差異，並探究其法源依據與應用程序的區別。考生需要對我國檔案管理體系中的這兩大類檔案有深入的理解。

解題過程

本題要求比較「機關檔案」應用與「國家檔案」應用之不同，並分述兩者之法源依據以及應用程序的差異。

(a) 法源依據的差異

• 機關檔案：
  機關檔案的法源依據主要來自於《檔案法》及其施行細則。該法規範了各級政府機關、公營事業機構、非政府組織等在業務過程中產生的檔案之管理。

  • 《檔案法》： 該法是規範我國檔案管理的基本法規，其中第二條定義了「檔案」為各機關因業務關係所產製或取得，並保存之各類資料。第三條則規定了檔案管理的基本原則，包括機關應依檔案管理相關規定，設置檔案管理人員，並依檔案之性質、內容及使用需要，妥善管理。
  • 《機關檔案管理作業手冊》： 這是依據《檔案法》授權訂定的行政規則，提供了機關檔案管理更具體的作業規範，包含檔案的分類、編目、保管、清理、移轉等。

• 國家檔案：
  國家檔案的法源依據除了《檔案法》外，更強調其作為國家重要資產的特性，並有專門的法規來規範其保存與應用。

  • 《檔案法》： 國家檔案的產生、管理與保存，同樣受到《檔案法》的規範。特別是關於檔案的保存年限、清理、移轉至國家檔案庫等規定，都與國家檔案的範疇息息相關。
  • 《國家檔案法》（草案或相關法規精神）： 雖然我國目前尚未有獨立的《國家檔案法》，但國家檔案的概念已融入《檔案法》的相關條文，並由國家檔案局（前身為檔案管理局）負責其管理與應用。國家檔案的定義通常涵蓋了對國家安全、國家利益、國家重要決策、國家歷史文化等具有長期保存價值的檔案。
  • 《檔案法施行細則》： 其中對於檔案的移轉、清理、鑑定等程序有更詳細的規定，間接影響國家檔案的形成與管理。

(b) 應用程序的差異

• 機關檔案的應用：
  機關檔案的應用主要聚焦於其產生機關的業務運作、行政管理、決策參考、權責釐清、訴訟佐證等方面。其應用程序通常是：