115 年 國立政治大學圖書資訊與檔案學研究所檔案學組《檔案學》

本題主要探討檔案學的核心概念，包括檔案的定義、內容範疇，以及在數位時代下檔案資料型態的演變。

核心觀念：
檔案的定義是其作為證據、資訊及資產的價值；檔案的資料類型則從傳統的實體形式擴展至數位形式；數位時代的檔案變遷，強調數位化、電子化檔案的特性與管理挑戰。

詳解：

1. 檔案的定義與涵蓋的資料類型

• 檔案的定義： 檔案（Records）是指在處理公務或業務過程中，自然產生，並經認定具有保存價值的原始資料。其核心價值在於：

  • 證據價值 (Evidential Value)： 證明活動、決策、程序及組織的運作過程。
  • 資訊價值 (Informational Value)： 提供關於人、事、時、地、物等資訊。
  • 資產價值 (Asset Value)： 作為組織的知識資產、歷史文化資產或法律依據。

• 涵蓋的資料類型： 傳統上，檔案主要以實體形式存在，例如：

  • 文字資料： 文件、書信、報告、公文、帳冊、手稿等。
  • 圖像資料： 照片、地圖、圖紙、繪畫、海報等。
  • 聲音資料： 錄音帶、唱片等。
  • 影像資料： 影片、錄影帶、幻燈片等。
  • 實物資料： 紀念品、模型、設備等。

2. 數位時代檔案資料類型的變遷

隨著科技發展，檔案的載體與形式發生了根本性的變遷，主要體現在以下幾個方面：

• 數位原生檔案 (Digital Born Records)： 指在創作或接收時即為數位形式的檔案，而非實體檔案的數位化。例如：電子郵件、電子文件 (Word, PDF)、資料庫、網站內容、社交媒體貼文、數位影像、多媒體檔案等。
• 非結構化、半結構化與結構化資料：

本題主要探討紙質檔案在面臨損壞時，應如何進行修護。這涉及到檔案的保存與維護，確保其長期可讀性與完整性。

核心觀念：
紙質檔案的損壞原因多樣，修護的目標是穩定檔案狀況，延緩劣化，並盡可能恢復其可讀性與結構性，同時必須注意修護的原則（最小干預、可逆性等）。

詳解：

紙質檔案的損壞原因可分為自然因素（如濕度、溫度、光線、蟲蛀、黴菌、酸性侵蝕）與人為因素（如不當處理、儲存、裝訂、塗改、意外損壞）。當紙質檔案出現劣化或受損時，應採取的修護措施，需依據損壞的程度、類型及檔案的價值進行評估，並遵循檔案修護的專業原則。

修護前的評估與原則：

1. 損壞評估： 仔細檢查檔案的材質（紙張種類、墨水、裝訂方式）、損壞的範圍與程度（如泛黃、脆化、斷裂、墨色流失、霉斑、蟲蛀孔洞等）。
2. 價值判斷： 評估檔案的歷史、學術、法律或文化價值，以決定修護的優先級與投入程度。
3. 修護原則：
   • 最小干預 (Minimal Intervention)： 僅進行必要且對檔案損害最小的操作。
   • 可逆性 (Reversibility)： 修護使用的材料與方法應盡可能可逆，以便日後移除或進一步處理。
   • 穩定性 (Stability)： 使用對檔案無害且長期的修護材料。
   • 可識別性 (Identifiability)： 修護後的檔案應能辨識出其原貌與修護痕跡。

常見修護措施：

1. 清潔 (Cleaning)：

   • 表面清潔： 使用軟毛刷、無塵擦拭布或專業的黏性橡皮擦（如珍珠粉橡皮擦、塑膠橡皮擦）輕輕去除表面的灰塵、污垢或鬆散的污染物。
   • 溶劑清潔： 對於頑固污漬，可能需使用特定溶劑（如酒精、去離子水、特定化學藥劑）進行局部擦拭，但需極度謹慎，確保不會損害紙張或墨色。

2. 除酸處理 (Deacidification)：

   • 紙張中的酸性物質是導致泛黃、脆化的主因。除酸處理旨在中和紙張中的酸，並在紙張纖維中沉澱鹼性物質，以延緩未來的酸侵蝕。

本題主要在於了解國家檔案館作為國家級檔案保存與管理機構的功能，以及其在空間規劃上的特殊考量。

核心觀念：
國家檔案館的核心功能是保存國家重要檔案，並提供公眾取用與研究。其空間配置需同時滿足檔案的長期保存、安全管理、研究利用以及行政運作等需求。

詳解：

1. 國家檔案館的功能

國家檔案館（National Archives）是政府設立的機構，負責接收、保存、管理和提供國家級重要檔案。其主要功能包括：

• 檔案的永久保存 (Permanent Preservation)：

  • 接收各級政府機關、重要機構產生的具有永久保存價值的檔案。
  • 提供符合國際標準的檔案庫房，確保檔案在穩定、安全、可控的環境中長期保存。
  • 進行檔案的數位化，以利於傳播與長期保存。

• 檔案的管理與維護 (Management and Maintenance)：

  • 建立完善的檔案目錄與檢索系統，方便查找與管理。
  • 定期檢查檔案保存狀況，進行必要的修護與維護。
  • 確保檔案的安全，防範火災、水災、盜竊、破壞等風險。

• 檔案的公開與利用 (Access and Use)：

  • 提供研究人員、學生及公眾閱覽、抄錄、複製檔案的服務。
  • 舉辦展覽、講座、教育推廣活動，提升民眾對檔案價值的認識。
  • 管理檔案的取用權限，確保國家安全與個人隱私。

• 國家記憶與歷史見證 (National Memory and Historical Witness)：

  • 作為國家歷史記憶的載體，保存國家發展軌跡與重要決策過程。
  • 為政府施政提供歷史參考與依據。
  • 傳承國家文化與價值。

• 檔案學研究與專業發展 (Archival Research and Professional Development)：

  • 推動檔案學理論與實務的研究。
  • 培訓檔案專業人才。

2. 國家檔案館的空間配置需求

國家檔案館的空間配置必須能同時滿足檔案的保存、安全、研究、行政及推廣等多方面需求，通常可規劃為以下幾個主要區域：

• 檔案庫房區 (Stacks/Storage Areas)：
  • 需求： 這是檔案館的核心區域，需具備極高的穩定性與安全性。
  • 配置：
    • 環境控制： 嚴格控制溫度（通常在 18-20°C）、濕度（通常在 45-55% RH），並配備恆溫恆濕系統、空氣過濾系統，防止塵埃與污染。

本題旨在考察考生對我國《檔案法》中關於檔案管理核心作業的理解程度，特別是第七條所列的各項管理事項。

核心觀念：
《檔案法》第七條明確列出了檔案管理的主要作業項目，這些項目構成了檔案從產生到最終處置的完整生命週期管理框架。理解這些作業的內涵，是掌握檔案管理實務的基礎。

詳解：

《檔案法》第七條規定：「檔案管理，應依下列事項為之：一、分類。二、編目。三、鑑定。四、並案。五、異動管理。六、安全管理。七、推廣運用。」以下將逐一解釋各項作業的內涵：

1. 分類 (Classification)：

   • 內涵： 這是檔案管理的首要步驟，指根據檔案產生的機關、業務性質、內容主題、時間或載體等屬性，將檔案系統性地劃分到不同的類別中。目的是建立有條理的檔案結構，便於組織、儲存、檢索和管理。
   • 實務： 機關需制定檔案分類表，明確定義各類別的名稱、編號及涵蓋範圍。例如，依機關組織架構、業務職掌、專案計畫等進行分類。

2. 編目 (Cataloging/Indexing)：

   • 內涵： 指為每一件（或每一批）檔案，依據分類體系，製作詳細的描述性資料（稱為編目資料或著錄項），以便於識別、查找和利用。編目資料通常包含案名、日期、案號、產生機關、內容摘要、關鍵詞等。
   • 實務： 透過編目，可以建立檔案的索引或目錄，讓使用者能夠快速找到所需的檔案。現代檔案管理多採用電子化檔案管理系統，編目資料即輸入系統資料庫。

3. 鑑定 (Appraisal)：

   • 內涵： 指對檔案的保存價值進行評估，決定哪些檔案應予永久保存、定期保存或銷毀。這是檔案管理中最具判斷性的工作，旨在篩選出具有長期歷史、學術、證據或文化價值的檔案，避免檔案過度堆積，同時確保國家重要記憶的保存。
   • 實務： 鑑定通常由檔案專家、業務承辦人、歷史學家等組成鑑定委員會，依據檔案的價值標準（如證據價值、資訊價值、歷史價值）進行審核。

4. 並案 (Consolidation/Grouping)：

   • 內涵： 指將性質、內容或處理程序相關聯的檔案，集中歸檔或合併管理，以確保檔案的關聯性與完整性，避免分散造成檢索困難或價值減損。